Dokumentationspflicht in der Logopädie: Was ist gesetzlich vorgeschrieben?
„Man muss dokumentieren.” Das wissen wir in der Sprachtherapie. Aber was genau dahintersteckt, welche gesetzliche Grundlage das eigentlich hat und wie lange wir unsere Unterlagen aufbewahren müssen, ist vielen von uns nicht bewusst. Mit diesem Artikel wollen wir auf verständliche Art und Weise Klarheit in die rechtlichen Grundlagen bringt.
Die rechtliche Grundlage: § 630f BGB
Die Dokumentationspflicht ist Teil des Patientenrechtegesetzes und im Bürgerlichen Gesetzbuch unter § 630f geregelt, also im Abschnitt über den Behandlungsvertrag. Wichtig für uns: Das Gesetz spricht durchgehend vom „Behandelnden”, nicht von Ärzt*innen. Das bedeutet, die Regelung gilt für alle, die einen Behandlungsvertrag mit Patient*innen eingehen, also auch für uns in der Logopädie und Sprachtherapie, unabhängig davon, ob wir in eigener Praxis, angestellt oder in einer Klinik arbeiten.
Was genau muss dokumentiert werden?
§ 630f Abs. 2 BGB beschreibt, was in die Akte gehört: Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen und deren Ergebnisse sowie Therapien und ihre Wirkungen. Übersetzt auf unseren therapeutischen Alltag heißt das: Wir dokumentieren nicht nur, was wir gemacht haben, sondern auch, wie die Patient*in darauf reagiert hat und welche Schlüsse wir daraus für die weitere Therapie ziehen. Eine reine Stichwortliste erfüllt diesen Zweck oft nur teilweise, denn sie hält selten fest, welche Wirkung eine Maßnahme tatsächlich hatte.
Wann muss dokumentiert werden?
Das Gesetz verlangt eine Dokumentation in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung. Praktisch bedeutet das: am besten direkt während oder unmittelbar nach der Therapieeinheit. Ist das aus besonderen Gründen nicht möglich, muss die Dokumentation so zeitnah wie möglich nachgeholt werden, damit die Weiterbehandlung jederzeit gesichert ist. Wer regelmäßig erst Tage später dokumentiert, bewegt sich also bereits außerhalb dessen, was das Gesetz eigentlich vorsieht.
Änderungen und Berichtigungen
Ein Punkt, der im Praxisalltag leicht übersehen wird: Nachträgliche Änderungen an einer bestehenden Dokumentation sind erlaubt, müssen aber immer nachvollziehbar sein. Der ursprüngliche Inhalt darf nicht verschwinden, und es muss erkennbar sein, wann eine Änderung vorgenommen wurde.
Das Einsichtsrecht der Patient*innen
Die Dokumentationspflicht existiert nicht nur zu unserem eigenen Schutz. Nach § 630g BGB haben Patient*innen ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Akte, von wenigen Ausnahmen abgesehen. Das verändert den Blick auf Doku nochmal: Wir schreiben nicht nur für uns selbst oder für den rechtlichen Ernstfall, sondern auch für jemanden, der jederzeit verlangen kann, sie zu lesen und zu verstehen.
Aufbewahrungspflicht: Wie lange müssen wir Unterlagen aufheben?
Nach § 630f Abs. 3 BGB muss die Patientenakte zehn Jahre lang nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Diese zehn Jahre sind eine gesetzliche Mindestpflicht, unabhängig davon, ob wir die Unterlagen selbst noch für nötig halten.
Hier entsteht allerdings oft ein Missverständnis: Nach Ablauf der zehn Jahre gibt es keine automatische Pflicht, die Akte zu löschen. Was danach gilt, ist keine feste Frist mehr, sondern eine Abwägungsfrage nach der DSGVO. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung verlangt, Daten zu löschen, sobald kein legitimer Grund mehr besteht, sie zu behalten. Ein solcher Grund kann aber durchaus fortbestehen:
Schadensersatzansprüche im Zusammenhang mit einer Behandlung können theoretisch bis zu 30 Jahre nach deren Abschluss geltend gemacht werden. Deshalb entscheiden sich viele Praxen bewusst dafür, Unterlagen länger als zehn Jahre aufzubewahren, wenn ein berechtigtes Interesse an der eigenen Beweissicherung besteht.
Kurz zusammengefasst:
- Bis zehn Jahre: Aufbewahrung ist Pflicht, unabhängig von allem anderen.
- Nach zehn Jahren: Keine automatische Löschpflicht, sondern eine bewusste Abwägung zwischen Löschung und einem weiterhin bestehenden legitimen Aufbewahrungsgrund.
Fazit
Die gesetzliche Dokumentationspflicht ist ein Rahmen, der sowohl uns als auch unseren Patient*innen dient: uns, weil sie unsere fachlichen Entscheidungen nachvollziehbar macht, und unseren Patient*innen, weil sie ihnen ein Recht auf Einsicht in das gibt, was über sie festgehalten wird. Wer diesen Rahmen kennt, kann ihn gelassener ausfüllen, auch dann, wenn die eigene Doku manchmal knapper ausfällt, als man es sich im Nachhinein wünschen würde.
Stand Oktober 2026. Dieser Artikel wurde sorgfältig recherchiert, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wir übernehmen keine Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit der Inhalte.